Sonntag, 13. Juni 2021
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Effizient, platzsparend und sicher: die digitale Personalakte

Albstadt. (cd) Die Personalakte ist das Herzstück der Personalarbeit. In Zeiten von Homeoffice ist ein Zugriff auf Personalakten in Papierform nicht immer möglich, weil eine Mitnahme aus datenschutzrechtlichen und sicherheitstechnischen Gründen nicht erlaubt ist. Damit Personalfragen von unterschiedlichen Standorten aus – auch im Homeoffice – bearbeitet werden können, bietet CompData die digitale Personalakte. Als Modul der Sage HR Suite sorgt sie für mehr Effizienz in der Personalabteilung, unterstützt das Personalmanagement und ermöglicht automatisierte Personalprozesse.

Die digitale Personalakte dient als zentrales, digitales Dokumentenarchiv für die HR-Abteilung, für Führungskräfte und Mitarbeitende. Sie bündelt alle Dokumente und Daten der Arbeitsverhältnisse von Stammdaten, Vereinbarungen, Lohnabrechnungen bis hin zu Zertifikaten. Der Zugriff auf die digitale Personalakte erfolgt gesichert sowie orts- und zeitunabhängig, die Daten zu den Mitarbeitern sind stets aktuell und vollständig. Zudem können unterschiedliche Rechte vergeben werden und spezielle Mitarbeiterinformationen sind nur von den jeweiligen Personalbeauftragten einsehbar. Die digitale Personalakte ist revisionssicher und DSGVO-konform.

«Prozesse zu digitalisieren war noch nie so notwendig wie jetzt», erklärt Reiner Veit, geschäftsführender Gesellschafter der CompData GmbH. «Mit der digitalen Personalakte von Sage werden alle Mitarbeiterdaten und Dokumente übersichtlich, platzsparend und sicher abgelegt. Das ist von großem Vorteil für Personalabteilungen, ebenso wie die automatisierten Routineaufgaben, zum Beispiel die Archivierung der Lohnabrechnungen.»

Schluss mit dem Papierchaos

Die digitale Personalakte ist ein geschlossenes System und lässt sich direkt an Sage anbinden, so dass Dokumente von Sage zugriffssicher geöffnet werden können. Die Bearbeitung erfolgt direkt aus der Sage Personalwirtschaft heraus. Die Grundfunktionen der digitalen Personalakte sind einfach: Papierbelege werden eingescannt und über die Personalnummer als externes Dokument gespeichert. Digitale Belege können verschlagwortet in die Akte geschoben werden. Die Dokumentenerfassung beinhaltet zudem E-Mails, multimediale Daten, Zeichnungen und Grafiken sowie digitale Dokumente. Mit dem Monatswechsel werden alle Personalberichte automatisch und strukturiert abgelegt. So kann zum Beispiel der Lohnschein einmal monatlich archiviert werden, das Personalstammblatt jährlich im Januar.

Aufbewahren leicht gemacht

Im Rahmen einer Prüfung sind Belege, wie die Schichtzulage vom Vorjahr mit den zugehörigen Stundennachweisen, schnell gefunden. Suchfilter erleichtern die Suche nach bestimmten Dokumentenarten oder Zeiträumen. Die Dokumente werden mit Vorschau aufgezeigt. Ebenso ist eine Volltext- oder Schlagwortsuche möglich. Der Großteil mittelständischer Unternehmen bewahrt Personaldokumente noch in Papierform auf. Zusätzlich zu den räumlichen Anforderungen bedeutet das kostenintensive Sicherheitsvorkehrungen vor Feuer und Wasser sowie notwendige datenschutzkonforme Aktenschränke, die vor unberechtigten Zugriffen schützen. Die Suche nach Informationen innerhalb der Papierakten ist zeitintensiv und umständlich. Eine Archivierung ist aber wichtig, da Personalakten bis drei Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden müssen. Mit der digitalen Personalakte bietet CompData die ideale Lösung für Personalabteilungen (Foto: CompData).