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20180719-KLEINGELD

Online: Kassenarchiv für bargeldintensive Branchen

Nürnberg. (dteg) Die Datev eG gibt grünes Licht für die sichere Online-Archivierung von Daten aus Registrierkassen und Kassensystemen. Mit dem Datev Kassenarchiv online können Unternehmen aus den bargeldintensiven Branchen ihre Kassendaten revisionssicher im Datev-Rechenzentrum archivieren. Eine einfache Anmeldung sei ausreichend, schreiben die Genossen. Auf der Website erfahren Interessenten, dass der Service zunächst kostenfrei ist, ab dem Jahreswechsel 2018/2019 dann mit acht Euro plus Umsatzsteuer zu Buche schlägt – je Kasse und Monat.

Die Nutzer der neuen Lösung profitieren von den mehr als 50 Jahren Erfahrung der Datev mit sicheren IT-Dienstleistungen. «Kassenarchiv online ist ein schönes Beispiel dafür, wie sich mit einer intelligenten und einfach gestalteten Portallösung für Unternehmen und Steuerberater administrative Prozesse effizient und rechtssicher gestalten lassen», sagte Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der Datev eG, auf der Jahrespressekonferenz des Unternehmens.

Hintergrund für das Angebot ist unter anderem das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, das die Vorgaben für die Kassenführung in Unternehmen deutlich verschärft hat. Seit Anfang 2018 gibt es hierzu unter anderem die Möglichkeit einer unangekündigten Kassen-Nachschau durch die Finanzbehörden.

Gesetzliche Anforderungen praktisch und sicher umsetzen

Datev Kassenarchiv online ist besonders für mittelständische Betriebe geeignet, wie zum Beispiel Bäcker, Frisöre, Gastwirte und selbstständige Einzelhändler, die beim Thema Bargeld im Fokus des Fiskus stehen. Sie erhalten mit der Lösung eine praktische und sichere Möglichkeit, die gesetzliche Pflicht zur Archivierung der Kassendaten einzuhalten und sich präventiv auf den Besuch des Prüfers vorzubereiten – gegebenenfalls gemeinsam mit dem Steuerberater.

Über das Kassenarchiv-Portal können die Tagesendsummen und Einzelaufzeichnungen aus den Kassen einfach in die Datev-Cloud hochgeladen werden. Neben den täglichen Kassendaten lassen sich auch andere archivierungspflichtige Unterlagen, wie zum Beispiel Verfahrensdokumentationen, Programmierprotokolle, Rabattaktionen oder Speisekarten im Datev Kassenarchiv online ablegen. Dort werden die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Archivierung erfüllt, das heißt die Daten werden GoBD(*)-konform sicher und unveränderbar mindestens zehn Jahre zuverlässig archiviert. Im Fall einer Kassen-Nachschau oder einer Betriebsprüfung können die Daten über eine Exportfunktion wie vorgeschrieben unkompliziert dem Prüfer zur Verfügung gestellt werden.

Automatische Datenweitergabe dank Schnittstellen in Kassensystemen

Noch einfacher wird es für die Anwender, wenn sie die Kassendaten nicht manuell hochladen müssen, sondern ihr Kassenhersteller eine Schnittstelle zu Datev Kassenarchiv online ins Kassensystem implementiert und darüber die Archivierung zuverlässig automatisch angestoßen wird.

Werden auf diesem Weg strukturierte Daten an das Datev-Rechenzentrum geliefert, können diese zukünftig automatisiert nach Datev Kassenbuch online respektive Datev Unternehmen online und in das von Kanzleien genutzte Datev Rechnungswesen übernommen werden. Die Branche rund um IT-Lösungen für kaufmännische Prozesse wartet derzeit noch auf die so genannte Taxonomie-Kassendaten, die einen Systeme übergreifenden Standard für die Strukturierung von Kassendaten schaffen soll und für eine solche Weiterverarbeitung benötigt wird. Erarbeitet wird dieser Standard zurzeit in einem Arbeitskreis des Deutschen Fachverband für Kassen- und Abrechnungssystemtechnik e.V. (DFKA), in dem Hersteller von Kassensystemen, IT-Dienstleister und Vertreter des steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufsstands sowie der Finanzverwaltung organisiert sind (Foto: pixabay.com).

(*)GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.